Portaria Detran nº 678, de 28 de março de 2013
Alterada pela Portaria Detran nº 955, de 25 de Junho de 2014
DOE EM 24/04/2013
Dispõe sobre a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA
O Diretor Presidente do Departamento Estadual de Trânsito,
Considerando a importância de se implementar a política de gestão documental nos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual, visando à elaboração e à aplicação de Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos, em conformidade com as disposições da Constituição Federal art. 216, § 2º, dos Decretos 22.789, de 19-10-1984, 29.838, de 18-04-1989, 48.897, de 27-08-2004;
Considerando a importância de identificar e elaborar a tabela de documentos, dados e informações sigilosas e pessoais, condição preponderante para assegurar o acesso à informação, em conformidade com as disposições do Decreto 58.052, de 16-05-2012, que regulamenta a Lei Federal 12.527, de 18-11-2011, que regula o acesso à informação e define procedimentos a serem observados pelos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual e pelas entidades sem fins lucrativos que recebam recursos públicos estaduais para a realização de atividades de interesse público, Resolve:
Artigo 1° - Reestruturar a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA, instituída pela Portaria 825, de 26-06-2012, publicada no D.O. em 28-06-2012, diretamente vinculada à Secretaria de Planejamento e Desenvolvimento Regional, designando os seguintes funcionários, sob coordenação do primeiro nomeado:
Iara Lopes da Silva – RG 56.888.969-1 – Gabinete do Diretor Presidente
Irineu Eichemberg Junior – RG 14.365.331-3 – Diretoria de Sistemas
Marcos de Souza Lino Junior – RG 42.265.996-4 – (em substituição ao nome de Carlos Henrique Fonseca)
Daniela Friger – RG 30.509.478 – Protocolo Geral
Ricardo Savedra – RG 17.591.075-3 – Consultoria Jurídica
I -Edson Fracalacci- RG 6.627.713-9;
II -Iara Lopes da Silva - RG 56.888.969-1;
III -Izaura Moura Ribeiro - RG 22.713.922-7;
IV -Marcos de Souza Lino Junior - RG 42.265.996-4. (Alterada pela Portaria 0955/2014)
Artigo 2° - A Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA tem as seguintes atribuições:
I - Quanto à política de gestão documental:
a) Atuar como interlocutora da Unidade do Arquivo Público do Estado, da Casa Civil, por meio de seu Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP, de modo a disseminar as normas e procedimentos técnicos em seu âmbito de atuação, solicitando orientação sempre que necessário;
b) Elaborar proposta de Plano de Classificação e de Tabela de Temporalidade de Documentos relativos às atividades-fim do Departamento Estadual de Trânsito - DETRAN, em conformidade com as orientações do Departamento de Gestão do SAESP, caso a entidade ainda não tenha oficializado seus instrumentos de gestão documental;
c) Orientar a implementação da política de gestão documental e efetiva aplicação de Planos de Classificação e de Tabelas de Temporalidade de Documentos, inclusive em relação aos documentos digitais;
d) Consultar, em caso de dúvida, a Procuradoria Geral do Estado acerca das ações judiciais encerradas ou em curso nas quais a Fazenda Estadual figure como autora ou ré, para que se possa dar cumprimento aos prazos prescricionais e precaucionais de guarda previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos;
e) Comunicar ao Arquivo Público do Estado a existência de outros documentos de arquivo não indicados no “Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio” para sua inclusão, bem como a necessidade de elaboração de normas e procedimentos que se fizerem necessários para o aperfeiçoamento da gestão documental na entidade;
f) Planejar a revisão periódica do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim;
g) Coordenar a eliminação de documentos em conformidade com as determinações do Decreto 48.897/2004 e da Instrução Normativa APE/SAESP 02, de 02-12-2010, fazendo publicar no Diário Oficial os devidos Editais de Ciência de Eliminação de Documentos;
h) Propor critérios para orientar a seleção de amostragens dos documentos destinados à eliminação, nos termos da legislação vigente;
II - Quanto à política de acesso:
a) Orientar a gestão transparente dos documentos, dados e informações da entidade, visando assegurar o amplo acesso e divulgação;
b) Realizar estudos, sob a orientação técnica da Unidade do Arquivo Público do Estado, por meio do seu Departamento de Gestão do SAESP, visando à identificação e elaboração de tabela de documentos, dados e informações sigilosas e pessoais da sua entidade;
c) Encaminhar ao Dirigente da Autarquia a tabela mencionada no inciso II, alínea b, deste artigo, bem como as normas e procedimentos visando à proteção de documentos, dados e informações sigilosas e pessoais, para oitiva do órgão jurídico e posterior publicação;
d) Orientar a entidade sobre a correta aplicação dos critérios de restrição de acesso constantes das tabelas de documentos, dados e informações sigilosas e pessoais;
e) Comunicar à Unidade do Arquivo Público do Estado a publicação de tabela de documentos, dados e informações sigilosas e pessoais, e suas eventuais alterações, para consolidação de dados, padronização de critérios e realização de estudos técnicos na área;
f) Propor ao Dirigente da Autarquia a renovação, alteração de prazos, reclassificação ou desclassificação de documentos, dados e informações sigilosas;
g) Manifestar-se sobre os prazos mínimos de restrição de acesso aos documentos, dados ou informações pessoais;
h) Atuar como instância consultiva do Dirigente da Autarquia, sempre que provocada, sobre os recursos interpostos relativos às solicitações de acesso a documentos, dados e informações não atendidas ou indeferidas;
III - Informar ao Dirigente da Autarquia a previsão de necessidades orçamentárias, bem como encaminhar relatórios periódicos sobre o andamento dos trabalhos;
IV - Manter registros de seus trabalhos e, quando for o caso, das subcomissões no Processo relativo aos Trabalhos da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso, contemplado na Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades Meio, oficializada pelo Decreto 48.898/2004, sob o código de classificação 06.01.06.01.
Parágrafo 1º - Para o perfeito cumprimento de suas atribuições, a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA deverá se reunir periodicamente e poderá convocar servidores que possam contribuir com seus conhecimentos e experiências, bem como constituir subcomissões e grupos de trabalho.
Parágrafo 2º - Havendo subcomissões, a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA deverá propor a sua reestruturação sempre que necessário, bem como prestar orientação técnica, analisar e aprovar a Relação de Eliminação de Documentos, publicar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos e designar um membro da subcomissão para acompanhar a fragmentação e lavrar o Termo de Eliminação de Documentos.
Artigo 3º - A Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA deverá consultar a Consultoria Jurídica quanto à definição de prazos de guarda e destinação dos documentos das atividades-fim, para sua posterior aprovação pela Unidade do Arquivo Público do Estado.
Artigo 4º - Toda e qualquer eliminação de documentos públicos que não constem da Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio ou das Tabelas de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim dos órgãos da Administração Pública Estadual será realizada mediante autorização da Unidade do Arquivo Público do Estado.
Artigo 5º - À Unidade do Arquivo Público do Estado, órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP, responsável por propor a política de acesso aos documentos públicos, nos termos do artigo 6º, inciso XII, do Decreto 22.789/1984, caberá o reexame, a qualquer tempo, da tabela de documentos, dados e informações sigilosas e pessoais da entidade.
Artigo 6° - O trabalho na Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA não implicará o recebimento de qualquer remuneração adicional e será prestado sem prejuízo das atribuições próprias dos cargos ou funções de seus integrantes e será considerado como de serviço público relevante.
Artigo 7º - Sempre que houver alteração na composição da CADA, deverá ser providenciada sua reestruturação.
Artigo 8º - Esta Portaria entra em vigor na data da sua publicação e revoga a Portaria DETRAN 825, de 26-06-2012, publicada no D.O. em 28-06-2012, que instituiu a Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo na entidade.
